朝会でリモートワークを効率化？ルーティーンで効果的な朝の始め方

リモートワークで朝会を導入して業務を効率化する方法をお伝えします。

朝会という言葉をご存じですか？リモートワークを朝会からはじめることで、プロジェクト管理に役立てたり、希薄になりがちな社員のコミュニケーションを図ったりする会社もあります。

つまり、朝会がリモートワークに有効だと考える会社も多いのです。

とはいえ、朝会を取り入れようにも、朝会と朝礼の違いや、具体的な進め方に関する疑問も湧いてきますよね。

そこで、この記事では朝会の目的や、具体的な進め方をわかりやすく解説します。今回お伝えするように朝会をおこなえば、リモートワークによるプロジェクトや業務を効率化できますので、ぜひ参考にしてください。

朝会と朝礼の違いは？朝会の目的とは

朝会と朝礼の違いに、明確な答えがあるわけではありません。別物として扱われるいっぽうで、同じ意味で扱われることも。とはいえ両者を区別して扱うことで、朝のミーティングを有意義なものにできます。ここでは、朝礼と朝会の違いを確認して、朝会の目的を明確にします。

朝礼はトップダウン式の指示が中心

朝礼は会社のトップや上司からの朝の挨拶や、指示に重点を置くような取り組みが中心です。たとえば、社長の訓示や部課長の指示、叱咤激励がイメージできます。

朝会は全員参加の情報共有

朝会は、連絡事項、業務の進捗報告など社員同士の情報共有に重点を置く取り組みが中心です。少人数で全員が、一日の予定や伝達事項を手短に話すイメージです。社員も朝会をおこなう意義や目的を理解したうえで、積極的に参加できるような環境を整える必要があります。

あえて朝礼と朝会を分ける意味

朝礼と朝会を区別することで、いままでのマンネリ化した朝のスタートを見直しやすくなります。つまり、今までの朝礼あらため、新しい朝会という名目のもと、朝のスタートを一新するきっかけにできるのです。リモートワークでも、社員が納得して朝会に参加してくれるのではないでしょうか。

次に、朝会を導入するメリットについて解説します。

朝会はおすすめ！5つのメリット

ここでは、朝会のメリットをお伝えします。朝会のメリットを、リモートワークに有効活用しましょう。

社員間で情報を共有できる

朝会で社員のそれぞれが持っている情報を伝えたり、聞いたりして、お互いに共有することができます。

たとえば、プロジェクトの進捗や、早急に仕上げなければならないタスクなど、重要な連絡事項の漏れを防ぐことが可能です。また、チームが解決すべき問題点を早めに発見でき、トラブルに対して事前に対処することができます。

コミュニケーションを通じて仲間意識を育む

朝会をすることで、リモートワークで希薄になりがちな仲間意識を育むことが可能です。

たとえば、会社の同僚の顔を見ない日が続くと、一緒に仕事に取り組んでいる意識が薄れてしまいます。もしくは、孤独を感じてしまうこともあるでしょう。そこで、毎朝1回、チームで集まって朝会をおこなうと、仲間意識の希薄化や孤独といったネガティブな感情も解消することができます。

 業務開始のメリハリがつく

朝会には、プライベートと仕事を区別してメリハリをつける効果があります。

リモートワークは自宅でおこなうため、プライベートと仕事の区別をしずらいものです。通勤時間もないため、ついつい業務のぎりぎりまで寝てしまったり、だらだらしてしまう社員も。

そこで、朝会で社員が顔を合わせることで、朝は起きて顔を洗い、身だしなみを整えてリモートワークを始める習慣が身に付くのではないでしょうか。

健康チェックができる

リモートワークで朝会をすることで相手の表情や顔色、話し方から体調をうかがうことができます。たとえば、顔色が優れない場合、その社員は寝不足なのかもしれません。つまり、朝会で社員の状態を観察できるため、リモートワークによる負担やストレスを推察して気遣うことができます。場合によっては、仕事の量を減らすなどの事前の対策を講じることもできます。

伝える力が養われる

朝会を開催することで、業務報告や進捗など、連絡事項を簡潔に伝える能力が育ちます。リモートワークの場合、文章でやり取りをする機会が増えて、話す機会が減っていますよね。その結果、要点を相手に、話ことばで伝える力が無くなることもあり得ます。

そこで、朝会で社員の一人ひとりに手短に業務報告をする機会を与えることで、ビジネスにおいて大切な伝える力を養うことができるでしょう。

有意義な朝会の実施方法

有意義な朝会を実施する場合、スタンドアップミーティングを参考にするのがおすすめです。

スタンドアップミーティングの特徴は、情報共有を迅速に行い、ミーティングを短時間で終わらせることです。名前の通り立っておこなうものですが、座っておこなうリモートワークでは考え方だけを取り入れてみてください。

ここでは、スタンドアップミーティングのポイントをお伝えします。

15分で終わらせる

毎朝、同じ時間い15分だけで朝会をおこなうようにします。司会役が簡単な挨拶をしたあとに、すぐに業務についての報告を始めるようにしましょう。

朝会に参加する社員は5～10人

朝会では、全員が発言できるように、人数は5～10人程度に収めるといいでしょう。業務にかかわる社員が多い場合は、部門ごとに朝会を分けるなどの工夫も必要です。

各自が話すことは３つ

話す内容は、以下の3つです。

• 昨日やった業務の内容
• 今日実行する業務の内容
• 障害になっていることや問題点

あらかじめ話す内容を決めておくことで、報告が長くならないようにします。

次に、具体的な朝会の手順をお伝えします。

リモートワークで朝会をする方法

ここでは、リモートワークの具体的な手順を解説。手順通りに進めていだくと、朝会が15分程度ですっきり終わります。

5分前にはチェックイン

朝会を開催する時間を決めておき、テレビ会議のミーティングルームには10分前には入れるようにしておきます。さらに、5分前には全員が集合。定刻までは自由に雑談してもいいことにしておくと、メンバー間のコミュニケーションが促されます。

メインの進行役を決める

メインの進行役は全員が持ち回りでおこなうようにしておくと、社員全員が朝会へ主体的に取り組みやすいでしょう。たとえば、曜日や週ごとに担当を決めておくといいですね。

順番に報告

各社員が朝会でおこなう報告は、昨日の業務内容や今日の業務内容、障害になっている問題点やトラブルです。ポイントは、司会役と報告者以外は話さないことです。取り留めのない話題で、長くならないようにしましょう。

必要に応じて関係者だけが残って朝会は終了

障害やトラブル、業務の依頼、相談は関係者だけ残って話し合うようにして、その他の社員は解散。朝会では報告のみにして、話し合いは朝会が終わってからにしましょう。

リモートワークに朝会を取り入れて業務を効率化しよう

朝会には、リモートワークを効率化できる要素が多くあります。 

そしてなによりも、顔が見えずらいリモートワークだからこそ、朝会の効果は大きいのではないでしょうか。つまり、朝会をすることで、社員の孤独感や不安も減り、仕事へのモチベーションにつながると言えます。 

ぜひリモートワークに、朝会を取り入れるようにしてみてください。

リモートワーク効率化プラットフォーム「Jicoo」では、毎回おこなわれる朝会などをルーティン機能を利用して自動化することができます。月・週・曜日・日単位で設定できる柔軟な繰り返し設定と、ユニークなワークフロー項目とステップ式入力フォーム自動作成が可能ですので、毎日の朝会に活用してみてはいかがでしょうか。