日程調整のビジネスマナーとは？その方法と手順を紹介

日程調整はビジネスにおいて欠かせないものであるにもかかわらず実際の現場では個人の能力にゆだねられる部分も多く、体系的にその方法が確立されているとはいえません。

また一方で日程調整の手順にはビジネスマナーをわきまえておかなければならない部分も多いことから、より個々のビジネススキルが問われます。

ビジネスにおける日程調整とは

優秀なビジネスパーソンには仕事の実績もさることながら、判断能力、人間力、調整能力が求められます。特に調整能力は業務の調整や人事の調整、そして日程調整において必要とされる要素です。

なかでも日程調整は社内会議や取引先との商談など社内外問わずビジネスのさまざまな場面で発生します。

日程調整の方法と手順

日程調整は社内会議やクライアントとの商談などの準備段階でおこなうものであり、それ自体が目的ではありません。

このため、できるだけ本来の業務へ影響しないよう、迅速に済ませる必要があります。

参加人数を決める

いずれの日程調整でも、まずは参加候補者の優先順位を考慮し、参加人数を決めなければなりません。

ただし商談などの場合にはクライアントが予定していなかったメンバーを参加させる可能性もあります。このため、当日の参加者の増減はあらかじめある程度想定しておくようにします。

候補日程を決める

大まかな参加人数が決まったら、次にすべきは候補となる日程のピックアップです。

このとき日程は前後の予定なども確認したうえで時間設定に余裕を持たせ、参加者の都合なども考慮して、一定の期間の中で複数用意するようにします。

参加者とコンタクトをとる

参加人数と日程がおおむね決定したら次に参加者とコンタクトをとります。このとき商談のキーマンなど、重要度の高い参加者からコンタクトをとると日程調整がよりスムーズです。

またコンタクトはメールや電話などによっておこないます。

日時を決定する

参加者とコンタクトをとり、候補日のなかから日程を絞り込んだら、日時を決定します。

特に日程調整は参加者が多いほどコントロールが難しくなるため、コンタクトに対するリアクションには期限を設けておくことが大切です。こうすることで日程調整に要する時間を限定できます。

リマインドする

日程調整が完了しても参加者が予定を忘れてしまうことがあります。こうした事態を防ぐため、会議や商談の前には必ずメールなどでリマインドをおこないます。またリマインドのタイミングとしては前日がベストです。

日程調整におけるビジネスマナー

ビジネスを円滑に進めるためにはさまざまなビジネスマナーが求められます。

特に日程調整は取引先との商談などのためにおこなうことも多いため、次のような点に配慮し、ビジネスマナーをわきまえ、相手への敬意をあらわすことでお互いの信頼関係を築くことができます。

明確な日程を提示する

日程調整ではあらかじめ候補日を複数用意しますが、その日時は打診する段階で具体的に提示されなければなりません。

「いつでも大丈夫です」といったようなあいまいな提示は参加者も予定を決めかね、かえってストレスを与えるだけでなく、結果的に日程調整も難しくしてしまいます。

メール連絡の場合は電話連絡もする

日程調整のコンタクトは主に電話かメールですが、企業や部署によってはそもそもメールチェックをおこなっておらず、参加者と連絡がとれない可能性もあります。

このため、メールによる日程調整では状況によっては常に電話でフォローすることでやりとりがスムーズに進むだけでなく相手によい印象を与えることができます。

ビジネスにおける日程調整のマナー違反

日程調整は調整能力が求められるのはもちろんのこと、誰もがストレスを感じ、可能であれば手間をかけずスムーズに済ませたいと考えているものです。

それだけに実際の日程調整では起こしがちな失敗に注意しなければなりません。

日程をピンポイントで提示する

日程調整では一定の期間の中で複数用意しておくことが手順のひとつでもありますが、意外に失敗してしまうのが日時を早く決めたいがために日程をピンポイントで提示してしまうことです。

しかし、参加者に日程をひとつだけ提示し、全員から了承を得られることはあまりありません。

このため日程は手順にもあるように、参加者の都合を考慮して複数提示し、選びやすいように幅を持たせることが大切です。

時間指定が常識の範囲外

一般的にビジネスにおいて時間指定をする際に常識的といえるのは就業時間内でも10時～18時程度です。

これが早すぎる場合、参加者には就業時間前に準備を強いることになり、遅すぎれば残業による対応を求めることになります。

また、日中であっても昼休みや休憩の時間帯は避けた方がよいでしょう。

時間指定があいまい

日程調整では時間設定に余裕を持たせなくてはなりませんが、それがあいまいであってはいけません。

たとえば午前中早め、15時頃といったように、特定の時刻を提示しない時間指定です。ビジネスにおける時間指定はあくまでも具体的であることが重要です。

一方たとえ具体的であっても15時35分といったような中途半端な時間指定もあまりよくありません。時間指定は原則として30分単位で調整します。

ビジネスにおける日程調整のポイント

ここまで日程調整における方法や手順、ビジネスマナーについてみてきましたが、事前にいくつか確認しておくとよいポイントがあります。それらを念頭に置くことがよりスムーズな日程調整につながります。

相手方に配慮した日程調整をする

明確な日時を複数提示することが日程調整の条件とはいえ、参加者それぞれにもアポイントがあり、予定が入るかもしれない日時があることは往々にして考慮するのを忘れがちです。

しかし特にクライアントとの商談の場合には、日程調整は相手方に配慮することが前提となり、相手方の予定を把握しておくことはスムーズな日程調整にとって重要です。

ただし、配慮はしながらもあくまでも調整の主導権は自ら握っておくことが肝要だと心得ておきましょう。

日程調整に関しては相手方に配慮しすぎると何度も日程調整が必要になるばかりか、かえって参加者の負担が増してしまうこともあります。

早めに明確な返答を促す

日程調整では候補者から「検討中」という返答がかえってくることも少なくありません。

しかしながらこうした返答に対し結論を先送りしてしまうと日程調整に時間を要するだけでなく、他の参加者にも迷惑がかかります。

このため日程調整をおこなう際は返答の締め切り日を設けるほか、場合によっては予定のキャンセルを促すこともひとつの方法です。

トータルの所要時間を考慮する

社内であればともかく、クライアントなど社外との日程調整では、会議や商談そのものだけではなく移動時間なども考慮しておかなければなりません。これが1日のうちに複数件ともなればなおさらです。

そこで所要時間はあらかじめ多めに見積もり、トータルで必要な所要時間を考慮しておくようにします。

日程調整にはツールの活用がおすすめ

日程調整をよりスピーディーにし、効率化を図るのであれば日程調整ツールの活用も有効です。日程調整ツールであればPCやスマホなどで日程を管理することができ、日程調整の負担を軽減します。

またこうしたツールは数多くあり、機能や料金設定もそれぞれです。このため導入には利用頻度などを前提に検討するとよいでしょう。

おすすめ日程調整ツールのご紹介

日程調整のスキルは大切なビジネスマナー

ビジネスにおいてパフォーマンスをあげるためにはさまざまなスキルが求められます。

日程調整に必要となる調整能力もそのひとつですが、これにはビジネスマナーが介在することも忘れてはいけません。

またビジネスマナーは社内外を問わず相手によい印象を与えるために存在するものです。このため日程調整でも手順やポイントを押さえることももちろん、参加者と連絡をとる際にはその表現にも注意しましょう。