時間帯を細かく指定可能！Googleカレンダーと連携が可能な日程調整ツールを徹底紹介！

「日程調整業務を日々おこなっているが負担が大きく、細かなミスも多い」

上記のような悩みを抱えていませんか？

調整する予定が多いと、空いている日程や時間帯の確認だけでも大変ですし、調整ミスも発生する可能性が増えてしまいます。

日程調整業務を簡略化したいという人には日程調整ツールがおすすめです。ツールを使えば、Googleカレンダーと連携して空いている日程や時間帯は自動で抽出され、相手にURLを送るだけで調整が可能となります。

本記事では、日程調整ツールのメリットや選び方、おすすめの厳選ツールについてくわしく説明していきます。

日程調整ツールを利用するメリット

日程調整ツールを利用すると調整業務の効率化やミス防止など様々なメリットがあります。

本章にてツールの基本的な機能について把握しておきましょう。

空いている日・時間帯を自動で抽出

多くの日程調整ツールでは、Googleカレンダーなどと連携することにより空いている日や時間帯を自動で抽出してくれる機能があります。

この機能により、自分で空いている日や時間帯を1つ1つ確認する必要がありません。

調整の流れとしては、候補となる日程・時間帯をツール上で選択したうえで、調整用のURLを作成し、そのURLを相手に送るだけです。

空き日程・候補日について人為的な確認作業が減るので、調整にかかっていた時間を大幅に短縮できるでしょう。

相手は日程と時間帯を選ぶだけで調整が可能

日程調整の相手側はツールによって作成された調整用のURLを受け取り、候補日となっている日程と時間帯の中から希望の日時を選ぶだけで調整が完了します。

調整相手に対して、電話やメール、チャットなどで空いている日時や希望の日時をいちいち確認する必要がありません。

調整相手としても調整にかかるコミュニケーションのコストが大幅に下がるメリットがあります。

候補となる日程・時間帯指定のミスを防止

空いている日程や時間帯の抽出はツールがGoogleカレンダーと連携しておこなってくれますので、人為的な作業が必要ありません。

また、予定の日時が確定・変更した場合もツール上にて自動的に反映してくれます。

これらの作業を手入力でしていくと入力ミスが発生する恐れがあり、ダブルブッキングなどのリスクが高まります。

調整作業の大部分をツールで行うことにより、人為的なミスを最小限に抑えることができるでしょう。

日程調整ツールを選ぶポイント

日程調整ツールはすでに多くのサービスが提供されていますが、その機能や料金などにおいて違いがあります。

本章にてツールを選ぶうえで重要なポイントを把握しておきましょう。

時間帯を指定できる

日程調整ツールによっては、日程しか指定できず、細かい時間帯は手入力しなければならない機能性のものがあります。

その場合、手入力する手間がかかってしまい、あまり効率的ではありません。また、人為的ミスも発生する可能性が高まります。

より効率的に、ミスなく調整するなら時間帯までしっかり指定できるツールを選びましょう。

Googleカレンダーなどの外部ツールとの連携

外部ツールとの連携が豊富な日程調整ツールを利用すれば、業務効率化がより促進されます。

例えば、GoogleカレンダーやOutlook予定表といったカレンダーツールと連携することで調整した予定をカレンダーツール上に反映させることができます。

連携できないと、カレンダーツール上にて日程や時間帯をあらためて入力することとになり、手間がかかってしまうでしょう。

日程調整ツールの選定時は連携できる外部ツールをチェックすることが大事です。

利用頻度に合った料金プランの有無

使う日程調整ツールが、利用頻度やチームの規模、利用する機能に見合った料金プランかどうかも大事な点です。

利用頻度が少なく、利用するユーザー数が少なければ無料プランのあるツールでも足りる場合があります。

ツールによって料金体系が異なりますので、なるべくコスパよく利用できるように料金プランも比較検討しましょう。

Googleカレンダーと連携して時間帯まで指定可能なおすすめ日程調整ツール

本章では、時間帯まで指定可能なおすすめ日程調整ツールを厳選して紹介していきます。

それぞれのツールは機能や操作性、連携可能なツールなどに違いがあるので、よく比較検討して選びましょう。

Jicoo

Jicoo（ジクー）は電話やメールでの予定調整を効率化できるチームの日程調整を自動化する無料サービスです。

カレンダーツールを含め様々なアプリと連携をすることが可能となっているためシームレスな連携が可能となっています。

また、複数人の日程調整、担当者自動割当、カレンダーの週表示などの機能を利用できますので、チームで日程調整ツールを利用する場合に有料プランを検討しましょう。

Timerex

Timerex(タイムレックス)は人気ツール「調整さん」のビジネス版で、あらゆるビジネスシーンに対応できるよう機能に優れたツールです。

GoogleカレンダーやOutlook予定表と連携のうえで、日程調整を自動的におこなえます。

具体的には、予定にかかる所要時間や移動時間、曜日、時間帯等の条件を細かく指定すると、Timerexが自動で候補日程をリストアップしてくれます。Timerexを使えば調整業務の効率化がより促進されるでしょう。

無料プラン(フリープラン)がありコストをかけずに導入できます(有料プランは月額990円(税込)から利用可能)。

eeasy

eeasy(イージー)は、「年100～200時間のムダを削減」をモットーに日程調整の自動化を促進してくれるツールです。GoogleカレンダーやOutlooK予定表と連携が可能。

簡単な3ステップで日程調整をおこなえます。具体的には、打合せシーン等イベントの種類を選び、自動で抽出された日程・時間帯を確認したうえで、相手に調整用URLを送るだけです。

3社間以上の調整にも対応しており、複数人との間で調整することが多い人にもおすすめです。

無料プランがあるため費用をかけずに利用できます(有料プランは月額935円(税込)から)。

waaq link

waaq link(ワークリンク)は、ハイスペックな機能を有しながら使いやすさに定評のあるツールです(利用料金は見積りが必要)。Googleカレンダー・Outlook予定表と連携できます。

調整方法が予約受付型と投票形式型から選ぶことができ、ビジネスシーンに合わせた調整が可能。複数人の調整となる場合でも、全員の空いている日程・時間帯を自動で抽出してくれるため、時間をかけずに予定を確定してくれます。

その他にも進捗管理機能も有しており、チーム内での日程調整の状況を直感的に把握できます。規模の大きいチームでも調整はスムーズに進むでしょう。

スケコン

スケコンはAIが日程調整を一瞬でおこなってくれるツールとして有名です。わかりやすいUI/UXデザインにも定評があります。

Googleカレンダー・Outlook予定表と連携が可能。1対1での調整だけでなく、複数人の調整にも対応してます。

調整回数が4回までですが無料プラン(フリープラン)のまま利用可能です。有料プランは月額792円(税込)から利用可能となっており、調整回数に応じて料金プランが分かれてます。

Calendly

Calendly(カレンドリー)は海外を含めて1,000万人以上ものユーザーがいる海外のツールです。

Googleカレンダー・Outlook予定表・iCloudと連携ができます。iCloudと連携できるのは他社のツールではほとんどないため、iCloudを使っている人や職場にはおすすめのツールと言えます。

無料プラン(Basicプラン)があり、基本的な機能は無料プランでも十分です。より機能が豊富な有料プランは月額8ドルから利用できます。

海外のユーザーと調整するケースが多いならCalendlyを検討してみてはいかがでしょうか。

まとめ

日程調整ツールは空いている日程・時間帯を自動で抽出し、URLを相手に送るだけで調整を可能としてくれます。

日程・時間帯の確認や調整相手への連絡が負担となっている場合はツールの導入をおすすめします。

現在様々なツールがサービス提供されていますので、機能や外部ツール連携、操作性などをよく把握したうえで選ぶことが大事です。

ご紹介したように無料プランのあるツールは多いです。まずは無料プランにて利用し、使用感を確かめたうえで導入を検討してみましょう。