日程調整が得意になる！日程調整を劇的に効率化する方法とおすすめ日程調整ツール-Jicoo（ジクー）

ビジネスにおいて最も重要視したいのが日程調整です。

日程調整を行うには、最初の段階で細かくどのような工程をおこない、結果までもっていくのかを考えておく必要があります。

また、日程調整をおこなう時は、できるだけ時間を掛けずに効率化を目指します。そこで日程調整のやり方やコツをまとめて紹介するのでビジネスに活用してもらえればと思います。

日程調整とは

優秀なビジネスパーソンには仕事の実績もさることながら、判断能力、人間力、調整能力が求められます。特に調整能力は業務の調整や人事の調整、そして日程調整において必要とされる要素です。

なかでも日程調整は社内会議や取引先との商談など社内外問わずビジネスのさまざまな場面で発生します。

日程調整の方法と手順

日程調整は社内会議やクライアントとの商談などの準備段階でおこなうものであり、それ自体が目的ではありません。

このため、できるだけ本来の業務へ影響しないよう、迅速に済ませる必要があります。

参加人数を決める

いずれの日程調整でも、まずは参加候補者の優先順位を考慮し、参加人数を決めなければなりません。

ただし商談などの場合にはクライアントが予定していなかったメンバーを参加させる可能性もあります。このため、当日の参加者の増減はあらかじめある程度想定しておくようにします。

候補日程を決める

大まかな参加人数が決まったら、次にすべきは候補となる日程のピックアップです。

このとき日程は前後の予定なども確認したうえで時間設定に余裕を持たせ、参加者の都合なども考慮して、一定の期間の中で複数用意するようにします。

参加者とコンタクトをとる

参加人数と日程がおおむね決定したら次に参加者とコンタクトをとります。このとき商談のキーマンなど、重要度の高い参加者からコンタクトをとると日程調整がよりスムーズです。

またコンタクトはメールや電話などによっておこないます。

日時を決定する

参加者とコンタクトをとり、候補日のなかから日程を絞り込んだら、日時を決定します。

特に日程調整は参加者が多いほどコントロールが難しくなるため、コンタクトに対するリアクションには期限を設けておくことが大切です。こうすることで日程調整に要する時間を限定できます。

リマインドする

日程調整が完了しても参加者が予定を忘れてしまうことがあります。こうした事態を防ぐため、会議や商談の前には必ずメールなどでリマインドをおこないます。またリマインドのタイミングとしては前日がベストです。Web会議システムを利用する場合にはURLもあわせてリマインドします。

参加人数や都合を合わせるコツ

余裕を持って会議室を決める

日程調整をおこなう手順として最初にどのメンバーを招集するのかを決めます。相手が一人なのか、それとも複数人なのかによって日程調整のやり方は変わります。

なぜなら、メンバーの数によって、用意する会議室の広さが違うからです。複数人で会議をやる時には、大きな部屋が必要になりますので、その点を事前に確認しておきます。

例えば、予定していなかったメンバーを相手側が連れてくることもあります。もし、会議室のサイズを最初の人数で想定していると、追加で参加する人が入れないことになり、用意した部屋では対応ができなくなります。

結果的に場所移動をしなければいけないことになりますので、打ち合わせの時間がロスしてしまいます。

その日程調整の印象だけで、会議の参加者や、上司などから見たイメージが悪くなってしまう可能性があります。

打ち合わせや、商談については、会議室の都合もありますが、少し広めの部屋を用意して、イレギュラーなケースに対応できるようにしておきましょう。

相手の都合に合わせ過ぎると失敗する

また、日程調整をするときにはできるだけ、相手をコントロールするように心がけましょう。

相手の都合ばかりを聞いていると、こちらの予定と合わずに、何度も日程調整をする事になってしまう可能性があるからです。

もし、こちら側で調整したい日程がある場合には、先に日程を提示した上で、できるだけその中で選んでもらうようにします。

また全ての予定について相手側の都合が合わない場合には、できるだけ多くの候補をもらい、相手に合わせて予定を決められるようにすることで双方の負担を軽減します。

日程調整メールのやり方

日程調整を進める際は電話での調整よりもメールを主体に進めます。

メールは相手を拘束することなく、任意の時間に返信することが可能となっているためです。

また、テキストでのやりとりとなるため、日程の確認が容易でミスが発生しにくい形で日程調整を進めることができます。

ビジネスにおける日程調整のポイントを確認していきます。

ひと目でメールの内容がわかるようにする

ビジネスにおいて日程調整のメールを相手に送る時は、件名がハッキリとわかるものにしましょう。

メールの件名には、どのような理由でメールを送ってきたのかが、一目で理解できるタイトルをつけます。

「○○についての打ち合わせ」と書いておけば、メールボックスを見たときに、すぐに何の用件なのかがわかります。

もし、件名が不明瞭であったり、記載していないメールを送ってしまうと、相手はメールを見落としてしまう可能性があります。

そうなると商談やイベントのスケジュール調整に時間がかかってしまい、うまく進行することができない可能性がでてきますので注意が必要となります

選択肢をわかりやすく提示する

メールで依頼する際には件名と同様に、候補日時についても具体的に提示するようにします。

都合の良い候補を複数提示するして、また、都合の悪い日程を併記する形で、調整相手が候補日時を確定しやすくします。

また、候補で調整が難しいケースも想定して、予め「ご都合の悪い場合には2〜3候補を頂けますでしょうか」と補足することも重要です。

重要なのは期限を設定すること

日程調整メールを相手に送るときに、最も気をつけておきたいのが期限設定です。

いつでもいいので、都合を聞かせてほしいなどとメールを送ってしまうと、締め切りも含めて、相手の都合に合わせる事になってしまいます。

自社の都合もあるので、いつまでに確定する必要があるのかを設定します。なぜなら、相手の希望とこちらの都合がうまくマッチしないと日程調整ができないからです。

日程調整メールには、いつからいつまでの間で決めてほしいと提示します。ただ、相手に日時を決めて欲しいなど急かすような表現には注意が必要です。

相手の返答を急がすような表現はビジネスマナーとしてあまり良い印象を与えません。「もしよろしければ」などとクッションをおいて失礼のない表現でしっかりと期限を提示します。

日程調整におけるメールの活用方法について詳しく知りたい方はこちらの記事をご覧ください。

【文例あり】日程調整メールの書き方と返信のコツとは？ビジネスを成功させる日程調整について解説！

英語での日程調整メール

海外のゲストと日程調整をする場合には英語でのやりとりが発生します。

英語での件名や、文面などの表現を英語で考える必要がありますので、
日本語でのやりとりに比べて時間と手間がかかります。

アポイントを取る場面やシチュエーションにあわせた例文を参考にすることによりスムーズにやりとりを進めることができますので、ぜひこちらの記事もご確認ください。

【コピペ可】ビジネス英語の日程調整メールに使える文例を紹介

すぐに対応する事が大事

できるだけ手早く進める

スケジュール調整をする場合、時間との勝負になるので、できるだけ手早くして、モタモタするのは避けます。

商談やイベントに参加する人たちは、それぞれ予定が多く入っている場合があります。日程調整に時間をかけていると、それぞれの用事が入ってしまい、スケジュール調整がうまくいきません。

また、全員参加することが前提のイベントだと、一人でも欠けてしまうと日程が再調整になってしまいます。手早く日程調整を進行するように注意が必要です。

自分が主催で会議の日程調整をする場合は、その日のうちに日程調整をおこないましょう。また、日程が決定したのなら、確定した情報を関係者へすぐに連絡をします。

検討中の対応について

イベントに参加する人の中には検討中という人もいます。

そのような人は、後回しにするのではなく、すぐに「どうして検討中なのか」「どれぐらい返答に時間がかかりそうか」を確認してみます。

理由がわかったなら日程調整をすることができる可能性もあります。人と話さないとうまくスケジュールを調整できない場合があるので、検討中の人は後回しにせずその場で理由を聞く事が大事となります。

キャンセルの確認も重要

締切日を決めておこう

スケジュール調整をして決まっている予定でも、当日キャンセルが入ることがあります。

例えば体調を崩してしまう人もいるかもしれないので、キャンセルなど、予定の変更については締切日を決めておきましょう。

締切日が決まっているなら、相手も当日ドタキャンをするのではなく、その期日までに連絡をしてもらえます。

特に大事な会議や、大人数が参加する打ち合わせについては、キャンセルをされてしまうと影響が大きいですので、締切日を決めておくことにより、できるだけ関係者に迷惑をかけないようにします。

前日までにリマインドメールを

日程調整が終了して、当日になるまでの間でも安心してはいけません。会議や打ち合わせに参加する人が予定を忘れてしまう可能性があるからです。

参加メンバーに対して、明日の予定があることをお知らせしましょう。参加人数が多い場合には、伝える方法としてリマインドメールを送ります。それだけで、予定を把握してもらうことができます。

また、リマインドメールを送るのは前日がベストです。当日ですと間に合わず、また前すぎると同じく予定を忘れてしまう可能性があるからです。

また、大事な会議はケアを入念にします。当日もリマインドメールを参加者に出して、予定を忘れたり、突然のキャンセルにならないようにします。

また、ZoomやGoogle MeetなどのWeb会議システムの場合にはURLを改めて伝えます。Web会議に参加できない人がでるような事態を回避することができます。

日程調整にエクセルを活用することとは？

社内での調整ではエクセルの活用をする方法もあります。

日程調整にエクセルを活用できるのは、枠線や日にちを入力すれば大人数や長期に渡る日程を一覧表として見ることができるからです。

また計算式が使えるので、出席者が数十人、数百人でも「〇日は何人が参加、出席、出勤するのか」を簡単に確認できます。

さらに関数を組み合わせて「参加必須のマネージャーとリーダーの出席数」や「出席、仮出席、遅れて出席、欠席のそれぞれの人数」などを自動で集計できます。

詳しくはこちらの記事でご確認ください。

日程調整のエクセル活用とは？効果的な方法を徹底解説

効率化を求めるのなら日程調整ツールが便利

日程調整の効率化を求めるのなら日程調整ツールを使ってみる方法もあります。

日程調整ツールは、PCやスマホなどを利用して日程の管理をする事ができるものです。それぞれのサービスによって特徴は違うので使いやすいものを見つけましょう。

日程調整ツールの選び方

例えば日程調整ツールには無料と有料のものがあります。有料のものはビジネスに特化したものが多く、会議などの頻度に合わせてプランを利用できるようなシステムになっています。

また、それぞれの日程調整ツールでは機能面に違いがあります。例えばウェブ会議システムと連携できるものから、複数人で日程調整ができるものもあります。

多くのサービスでは、メールでのやりとりを減らすように、時間や打ち合わせの場所や、ZoomなどのURLを自動的に連絡してくれます。

月額費用もかかりますので、まずは無料で試してみます。そのうえで、どのような用途で利用するのかを慎重に考えて導入しましょう。

おすすめ無料で使える日程調整ツール（有料プランも選べる）

Jicoo

Jicoo（ジクー）は電話やメールでの予定調整を効率化できるチームの日程調整を自動化する無料サービスです。

Jicooには以下の特徴があります。

• Google カレンダー、Office365予定表とのカレンダー連携
• Zoom、Slack、Google Analytics連携などのアプリ連携
• 予約ウィジェット埋め込み、ロゴの変更、メッセージのカスタマイズなどスムーズなUXを実現する機能
• 複数人日程調整、担当者自動割当、カレンダー週表示など有料の機能
• 無料プランあり(フリープラン)
• 有料プランは月額980円から

カレンダーツールを含め様々なアプリと連携をすることが可能となっているためシームレスな連携が可能となっています。

Jicooは無料プランでほとんどの機能が利用できます。

また、複数人の日程調整、担当者自動割当、カレンダーの週表示などの機能を利用できますので、チームで日程調整ツールを利用する場合に有料プランを検討しましょう。

おすすめ完全無料の日程調整ツール

アイテマス

アイテマスは、アカウント作成不要で利用できるビジネス向けの日程調整ツールです。

アイテマスには以下の特徴があります。

• Googleカレンダーと連携可能
• Web会議ツールはZoom、Teamsと連携可能
• 無料プランのみ

有料プランはなく、完全無料で利用し続けることができるというメリットがあります。

ただ、法人が運営しているわけではなく、個人運営のツールとなってます。サポート体制やセキュリティ対策を気にされている方は注意しましょう。

その他のおすすめ日程調整ツール

ビジネスの現場などで利用されている日程調整ツールはこれ以外にもたくさんあります。

それぞれ機能や料金などが異なってきますので、自分にあったツールがないかをチェックをしてみてください。

【無料・有料18選】日程調整ツール・スケジュール調整サービスのメリットとは？ツールを全18サイト徹底紹介！

迅速かつこまめなケアが大事

日程調整を成功させるためには、参加者に対してこまめな連絡をとるコミュニケーションが大切です。また、自分が会議の主催者になった場合は迅速な対応を取ることもポイントです。

メールなどを利用して日程調整をする場合は、あまり急かすように日程調整をするのは避けるべきです。ビジネスマナーを守って、双方のストレスが無いような日程調整を心がけます。

日程調整ツールを利用すれば、予定の誤認識も防げますし、コミュニケーションもスマートにおこなうことができます。普段から効率よくスケジュール調整をおこなうように心がけましょう。