テレワークで活用できる時間管理術とは？そのポイントを徹底解説

在宅やリモートワーク中心となって、働く時間と家事や育児の切り分けが難しくなっている方も多いと思います。

以前より、通勤や移動の時間が無くなったはずなのに、つい優先度の低い仕事は後回しにしてしまって、家事や育児に時間を使ってしまって、時間が足りなくなることは無いでしょうか。

コロナ禍における働き方となった今、仕事とプライベートの切り分けができないことが要因のひとつと考えられます。

結果として、1日の内に終えるべき仕事が完了できずに後悔の念にかられることがしばしば。

しかし、時間を管理して、企画のような考える仕事や、事務作業などの単純作業などを効率的に進めると、1日の過ごし方が変わります。

今回は公私の予定を管理しながら、やるべきことを効率的に進めるスケジュール管理方法をご紹介したいと思います。

まず時間を管理する意識を持つこと

時間の感覚は人それぞれかもしれませんが、1日で与えられている時間は24時間です。

それぞれ平等に与えられた限られた時間であり、人によって変えることはできません。

タスクを管理するためには、業務を把握して与えられた時間の中で、コントロールすることが大切です。

仕事をうまく進めるための能力として、時間を管理しながらタスクをコントロールことが求められていますが、時間を管理するということはスケジュールを管理することにつながります。

1日のタスクをスケジュール化することにより可視化できますので、時間を管理しながら今やるべきことに集中することができます。

また、全体感を把握できるので、仕事の完了予定を意識することができます。そして、その期日までに効率的に、できるだけ短時間でタスクを処理する進め方を身につけることができます。

時間を管理することが、タスク管理となり、スケジュール化していくことにつながります。

優先的にやる必要があるタスクを理解すれば、不要な作業や、効率的に進められる仕事を洗い出すことができます。

時間の性質を理解する

まず時間の過ごし方について、その性質を理解することが大切です。

• 企画などアイデアを練る時間
• 作業など業務を処理する時間
• 会議やミーティングなど参加する時間
• 移動や待機など自由にできる時間

企画などアイデアを練る時間

新しいアイデアや企画など考えることに集中が必要な時間となります。

さまざまなことに思考をめぐらす必要があるため集中力を保つ必要があります。

アイデアを練るのに最適な時間は人それぞれですが、まだ疲労が溜まっていない午前中や、休憩明けのタイミングなど、成果を出すためのリズムを含めて設定します。

また、その時間は誰にも邪魔されたくないので、人に話しかけられない時間帯などに設定します。

前後の予定によっては、不安や心配で集中力が保てないことがありますので、その点を加味してスケジュールを組み立てます。

個人差はありますが、時間にゆとりがあるとなかなか集中できないという人もいますので、締め切りを設定して短期集中で取り組むやり方もあります。

作業など業務を処理する時間

社内の申請書類や稟議申請、また勤怠や経費の精算など細かなタスクを処理する時間になります。

作業が細かいと気乗りせずに後回しにしがちですが、締切を意識して余裕を持ってスケジュール化する必要があります。

作業工程を見直して、書類や過去の実績を調べるような事前準備にあてる時間、入力を進める時間、入力したものを確認する時間など、タスクとしては別でも共通する作業で工程管理することがポイントです。

調べること、手を動かすこと、確認をすることを分割して作業をまとめることができれば、時間を短縮することにつながります。

会議やミーティングなど参加する時間

会議やミーティングなどその時間は他の作業にあてることができない時間になります。

参加する会議の取捨選択や、アジェンダなどの工夫によって、時間を効率的に使えるような工夫が必要です。

使い方によっては非常に有意義になることもありますが、参加するだけになってしまうと時間の価値が下がってしまいます。

移動や待機など自由にできる時間

会社への通勤時間、クライアント先への外出、出張などの時間になります。

移動中については自由に使える時間になりますので、1日の中で足りていない時間を補うこともできます。

スマートフォンがあれば、作業もできますし、情報収集も可能です。休憩時間として考えることもできますが、考え方次第で有意義な時間として利用することができます。

タスクの管理をする

To Doをリストにする

To Doとはまさにやることになります。

その日や、その週など期限はありますが、それぞれの中でやるべき事をリストアップする必要があります。

手帳や、Excel、またタスク管理アプリなどご自分で管理しやすい方法であれば、いずれでも問題ありません。

できるだけ１箇所で管理する必要がありますので、プライベートと仕事のタスクを一緒に管理します。

方法は色々ありますが、やるべきタスクが一覧となっていることが大事です。

まずは書き出すようにします。

所要時間を確認する

タスクを書き出したところで、それぞれにかかる作業のボリュームを確認します。

ボリュームを確認せずに進めると、大事なところで時間が足りなくなるなど、スケジュールに影響がでます。

効率的に進めるためにも、それぞれのタスクの所要時間を把握することがポイントとなります。

時間の感覚を養うために、実際に時間を計測しながら各タスクにかかる時間の感覚を養っておくと、想定と実際の作業のズレを防ぐことができます。

優先順位をつける

重要度や緊急度などによって振り分けをします。

締切が決まっていたり、時間がかかるようなものは優先順位をあげておきます。

また、初めて取り掛かる仕事や、苦手意識があり気分がのらないものなどは、できるだけ早めに取り掛かれるように工夫をします。

優先順位の決め方としてポイントとなるのは、自分で完結できるものか、同僚や外部での作業が必要になるかで、優先順位が変わります。

自分で完結しないものは依頼してから戻ってくるまでのスケジュールなどを考慮して優先順位に反映する必要があります。

集中力が必要な業務はできるだけその日のうちに終わらせます。翌日にまわせるものはできるだけ翌日にするなど、ご自身の仕事の流れを理解した上で、優先順位をつけていきます。

スケジュール化をする

時間の種類と、洗い出したタスクを整理してスケジュールに落とし込んでいきます。

その上で、タスクの期限を設定していきます。

スケジュールで管理している中で、各タスクを完了させることが前提になります。当然、時間内に終わらないこともあります。

一つのタスクの遅延が全体のタスクの遅延につながらないように、切り上げるべきタスクと、完了させるタスクを管理します。スピードをあげたり、フォーマットを作成する、同僚に頼める仕事はお願いするなど効率化する工夫もしていきます。

決めた時間の中でタスクを完了させる癖をつけていきます。イレギュラーなどを想定して余裕を持ったスケジュールにしていることもポイントになります。

予定していた仕事だけではなく、トラブルや急な依頼など緊急で対応するケースもでてきます。

イレギュラーを取り込む余地がないと、全体のタスクに影響がでてしまい、リカバリーに時間を取られる可能性がでてくるからです。

常にイレギュラーを想定して冷静に対応をすることができるようにします。タスク管理とスケジュール化をする際には心がける必要があります

まとめ

スケジュール化をすることは可視化をすることです。

カレンダーやタスク管理ツールなどで、予定しているタスクを漏れなく入力すれば可視化となります。

また、カレンダーツールであれば、チームや同僚などと共有することにより、進捗状況の共有や、コミュニケーションによりミスを未然に防げる場合があります。

仕事とプライベートの切り分けが難しくなった今は、1日の流れでスケジュール化、タスク管理をします。

公私共に効果的・効率的に時間を過ごせるように一緒に管理をすることが重要です。

新しい働き方に合わせたスケジュールは日々の生活に充実した価値を生み出していくことができます。

こちらの記事でタスク管理を効率化できるツールを紹介していますので、ぜひご覧ください。

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