業務効率化のためのテクニックを伝授！仕事のスケジュールを管理する3つのコツとは

業務効率化のために覚えておくテクニック

フォルダ整理は「あいうえお」順にするとファイルを探す手間がない

パソコンのフォルダには膨大なデータが入っています。

フォルダを開けるたびに、目当ての資料がどこに入っているか毎回探していませんか？この場合、ファイル名の先頭にひらがなで読みを付けると探しやすいです。

例えば、担当顧客の名前でフォルダ名を分けているですが、

「あ 安藤製作所株式会社」「さ 佐藤製菓株式会社」「わ YMCサポート株式会社」

このようにフォルダが五十音順で並ぶので、探す手間が省けます。

よく使う言い回しや名詞は単語登録をしておくと便利

「いつもお世話になっています。東京支店の〇〇です。」

のように、一日に何度もメール作成をしている場合には単語登録を利用します。

安藤製作所 株式会社

特定の会社名や商品名など決まった固有名詞を入力する機会が多い場合も同様です。こういったキーボード入力すると時間も掛かり、タイピングミスも誘発することが多いです。

例えば下記のような登録をします。

「いつ→いつもお世話になっています。株式会社〇〇の田中です」
「あん→安藤製作所 株式会社」

パソコンの単語登録をすることで、変換がスムーズになるので、入力作業が一段と早くなります。

日程調整（スケジュール管理）の先には相手がいる

仕事を円滑に進めるには、日程調整の重要さも理解する必要があります。

仕事は自分一人でなく、同僚や取引先と一緒におこなうことが多々あります。つまり、日程の管理ができないと以下のような原因になってしまいます。

• 予定がダブルブッキングして、どちらかを断ることになる。
• 突発的な仕事への対応ができない
• 仕事の期限が守れずに取引先に迷惑をかけてしまう

このように、仕事が滞るだけでなく相手の信頼も失ってしまいます。仕事は自分一人でおこなう訳ではありませんよね。

日程調整の先には必ず“相手”がいることを見落とさないようにしましょう。

仕事のスケジュール管理の3つのコツ

仕事に優先順位をつける

当然ながら仕事は一つではなく複数あり、期限が有るもの無いものがあります。順番を考えずに処理していくと、夕方5時の時点で「明日までの提出書類やってない・・」となるわけです。

そこで、仕事には優先順位を付けましょう。

1. 毎日おこなうルーティンの仕事
2. 今週中に完了するべき仕事
3. 1ヶ月以内終わらす仕事

基本は1→2→3の順番に進めていきます。

予定外の業務が入った場合は、上司の支持を仰ぐのも忘れてはいけません。

仕事を細分化して、作業手順を把握する

仕事の細分化とは、「見積もり作成」を例にすると（原価確認→粗利計算→売値決定→納期確認→上司への承認）のように作業手順を明確にすることです。

作業手順がわかれば、属人化を防ぐためにも、マニュアルなどの手順書を作成します。一時的には作業ボリュームがあがってしまいますが、手順を明確にしていくことにより、全体的な作業ボリュームを理解して、手戻りなどがなくなり効率的にすることができます。

Webでのツールを導入する

「以下の日程でご都合いかがでしょうかメーカー」は日程調整のメール作成を短縮することができるツールです。

例えば、メールで打ち合わせの候補日を作成するシーンを想像してください。数字や曜日などのキーボード入力って手間ではありませんか？

「以下の日程でご都合いかがでしょうかメーカー」は、日時をクリックするだけで文書が入力できて大変便利です。

このようなツールを使えばタイピングのストレスが減り、相手にも伝わりやすい簡潔な文章が短時間で作成することができます。

日程調整におすすめのカレンダーアプリもご紹介しています。
ぜひ下記記事もご覧ください。

日程調整を効率化するためのおすすめ無料カレンダーアプリ6選！（アイテマス / TimeRex / Jicoo / biskett / スケコン / eeasy）

まとめ

業務効率の改善は個人のスキルアップに繋がり、職場全体のモチベーションにも良い影響を与えます。

仕事のスケジュールしっかり管理すれば、周りからのあなたの信頼も上がるでしょう。考え方やテクニックを知っておくことで、業務効率化は実現します。

仕事のスキルを磨いて、プライベートも合わせて充実できれば、一石二鳥ではないでしょうか。

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