業務効率化に必要なRPAと日程調整ツール！業務を削減する方法について解説

業務効率化のアイデア

業務効率化を進めていくには、まず普段の仕事を洗い出す必要があります。

業務の棚卸を実施したら、どの業務を効率化できるのか分析して自動化できる業務はロボットに任せます。

業務の中には自動化しやすい分野とそうでない分野があります。ロボットに任せられる分野は自動化していくことで、私たちの業務時間は短縮されていくことでしょう。

作業を自動化する

業務効率化で最も有用なのが、人手による作業を機械に任せることです。

作業を機械化させるには、私たちがおこなっている業務の洗い出しをおこなって作業を分類することが必要になります。

例えば、単純作業の反復は自動化できる分野になるので、作業を自動化させられる仕事であると分類することができます。一方で、客先へ提案する資料の作成等は人手によって作成されるものであり、機械化は難しい分野になるでしょう。

このように、業務効率化の最初のステップとしては私たちの業務の洗い出しをおこなうことが必要です。作業を自動化できるものと、自動化できないものに分類します。

マニュアルを作成する

業務の洗い出しを行ったら、業務のマニュアルを作成します。

マニュアルとは、私たちの業務内容を定義するものです。業務を属人化せずに、誰でもがこなせるように定義し、単純作業化できるものは機械に任せることも可能になります。

作業を自動化するためには、自身の業務を誰でもが分かりやすくするよう可視化する必要があります。自身がおこなっている作業を細かに指示することが求められるのです。

マニュアルを作成することは私たちの業務を見直す結果にもなるでしょう。業務を見直すことで今まで不要だった業務が判明し、業務をスリムにすることも繋がります。

業務効率化のツールを導入する

業務効率化に有効なツールをいくつか紹介していきます。技術発展によって、私たちの業務にも様々な影響が与えられています。業務を効率化するためには、人手による作業ではなく、ロボットなどのテクノロジーを用いた力が必要です。

ロボット（RPA）の導入

業務効率化で有用になるのが、RPAというロボット技術です。

RPAとは、Robotic Process Automationの略称であり、業務プロセスをロボットの力で自動的におこなうツールです。RPAの使い方としては、人間がおこなうべき機会作業をあらかじめ入力することで使用可能になります。

例えば、毎月おこなっている帳票の出力などの定型業務はあらかじめその操作をロボットに覚えさせることにより大幅に業務時間を削減することが可能です。

RPAの技術の発展は、人間にしかこなせないと思われてきた分野も機械により処理することが可能です。

例えば、人工知能（AI）の発展により、ロボットが自発的に作業を学習するといった取り組みもされています。

人工知能が業務の法則性を主体的に学習し、作業の短縮に役立つのです。

日程調整ツールの導入

日程調整ツールにおいても業務効率化が可能です。

従来の日程調整は、メール等で調整し、手動でスケジューラーに日程を入力するという手順を踏んでいました。この手法によると、メールのやり取りと、日程の入力作業という手間が生じてしまいます。

ビジネスにおいて日程調整ツールが活用する機会は多いでしょう。

例えば、取引先との打ち合わせや社内の面談では相手の日程を確認して、それをスケジューラーに入力する必要があります。日程の確認は相当の手間となり、業務時間をとられてしまうことが多いでしょう。

「Jicoo（ジクー）」ではGoogleカレンダーやOutlook予定表などとリンクをすることにより、利用者に代わって自動的に日程調整をしてくれます。日程を調整したら、ロボットが自動的にカレンダーに利用者のスケジュールを登録してくれるのです。

また、日程調整するにおいて、スケジュールの中で空いている候補日を自動的にリストアップしてくれます。これにより、スケジュール表の往復をする必要がなくなり、業務効率にかかる工数を削減できるのです。

まとめ

業務効率化について、何故、業務効率化が必要であるかという理由について見ていきました。

私たちの仕事には業務効率化を検討できる余地が多くあり、様々な手法を用いて業務効率化の手法が見込めます。

業務を効率化するためには、まず私たちの業務について洗い出しをする必要があります。洗い出した業務リストの中から自動化できるものをふるい分け、自動化できる業務はロボットなどを用いて簡略化することができるのです。

業務効率化にはRPAやAIなどの技術が用いられます。技術発展により、私たちの業務を見直すきっかけにもなり、自動化できるものについてはロボットに任せることで業務がスリムになっていくことでしょう。

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