苦手になりがちなアジェンダや議事録を得意に！その書き方とコツとは！？

会議と聞くとマイナスな気持ちになる方は多いと思いますが、積極的に会議やアジェンダはする方が少ないのではないでしょうか。

１度苦手意識を持ってしまうと抜け出すのが難しいですが、この会議やアジェンダをプラスに考えることができるようになるとメリットが多数あります。

そんなメリットや方法について、詳しくご紹介します。ぜひ、会議やアジェンダについて悩みがある方はこちらを見ながら積極的におこなってみてください。

会議をするにあたり大切なアジェンダや議事録とは

会議をする上で大きなポイントになってくるのが、アジェンダや議事録です。

事前準備として大切なのがアジェンダ、そして後日見直しをするときに大切なのが議事録です。

アジェンダや議事録がどのように大切なのかを以下のようにまとめました。

会議の進行を事前にまとめたものがアジェンダ

アジェンダを作成したことのある方はご存じかと思いますが、アジェンダは会議で話し合う項目の重要性が高い順番に並べ、それぞれの話し合いに割り当てられる時間配分までしっかりと決める必要があります。

そのため、アジェンダを作成する人は会議のテーマを把握し、時には会議に出席する方などの意見を聞きながら内容をまとめていきます。

このときに大切なのが、会議で議論が必要な内容はどれなのかを考えながら、同時にその話し合う内容に対してそれぞれ時間配分を考えることです。

そのため、時間配分を含めて客観的に考える力が重要になってきます。

会議の内容をまとめたものが議事録

アジェンダ同様、会議で大切になってくるのが議事録です。議事録は、会議で実際に話し合われた内容をまとめたものです。

ここで大切なのは、主観的に物事を捉えるのではなく、客観的に発言者はこのように考えているという事実をまとめることです。

また、単純にまとめるだけではなく、議事録を読む相手がどのような目的を持っているのかも同時に考えながら工夫する必要があります。

目的に合わせて、どれだけ簡潔に書くことができるかもポイントです。そのため、要約する力がどれだけあるのか、議事録がわかりやすい内容になってくるか、に注意しながら議事録を作成する必要があります。

アジェンダを作成するメリット

アジェンダも議事録も作成するにあたり、どうしても取り組む際に苦手意識を持つ方も多いと思いますが、積極的におこなうことでメリットを感じることができます。

時間を割り当てて会議を進行するためスムーズに感じることができる

会議で苦手と思う方はどのように考えているの理由としては、「人前で話すことに緊張してしまう」「会議が思うように進まない」「自分の意見を伝えても通らないことが多い」などという声があります。

なかでも会議が思うように進まないという点では、アジェンダに設定していた時間よりもオーバーになってしまったり、会議の内容が薄かったりなどの原因がある場合が多いです。

そのような問題を無くすためにも、しっかりと会議の目的に沿ったアジェンダの作成が大切です。会議の進行を決めるのはアジェンダと言っても過言ではありません。

そのアジェンダをしっかり作成することで、スムーズな進行をすることができて、会議の見え方が変わってきます。

議事録を作成するメリット

議事録を作成するときには客観的に会議に参加するため、俯瞰的に物事を把握して、全体としての判断を考えることができます。そのため、主観的な振り返りではなく、客観的に参加することにより見えてくることについて紹介します。

文章の作成能力が向上する

議事録を作成するときに大切なのは、改めて振り返って議事録を見たときに会議に参加している人、また議事録だけを共有した人に分かりやすいかどうかです。

そのために議事録は、多くメモを取れば取るほど作成に役立つことができます。そして、この議事録は書き始めた段階ではおおまかな内容で書き、それから内容を徐々に濃くしていくことが大切です。議事録を共有する際の目的を考えながら作成することが重要です。

そうすると、例えば他の議事録を見る機会があった時に、作成者の視点で今までより内容を理解することができたり、興味を持って確認をすることができます。

その知見を活かすことにより、さらに議事録の作成能力を向上させることができます。今まで持っていなかった視点を持つことにより、議事録を作成するメリットを感じることができます。

アジェンダや議事録を作成するときの3つのポイント

1.アジェンダは内容の重要性を順序立てることがポイント

先ほどのアジェンダを作成するときのコツの部分でお伝えしたように、内容の重要性を考えて会議を順序立てることが大切です。

時間が長くかかりやすい内容を先に持っていく傾向がありますが、時間がかかるからと言って重要度が高い、又は重要度が比例するわけではありません。

アジェンダを作成するときのポイントは複数あります。最初にテーマに沿った会議内容を書き出します。その後、重要性が高い順番に並べていきます。

時間が長くかかりそうな内容から並べていくことも方法のひとつとしてありますが、重要性よりも時間が長いという部分をメインに見てしまう可能性もあります。

そのため、まずはテーマに沿った内容から見ていき、重要な順番に並べることをおすすめします。

次に、その順番でおおよそどのくらい時間がかかりそうなのかを書き出していきます。書き出してみると、合計時間が見えてきます。

ここで大切なのは、会議の長さを考えながら配分することです。会議の長さを考えずにどのくらい話がかかりそうかをメインに考えてしまうと、時間配分が割り当てにくくなるからです。そして、最後に改めて重要性が高い順番に並べていきます。

2.議事録はアウトラインからまとめる

議事録を作成するときには、最初に標題やアウトラインから入ります。そのため、おおまかな会議の内容から書き始めます。

次に、会議で意見など、発言者などの情報を書き出し、詳細を要約した内容を書いていきます。

最後に要約した内容のより詳しい部分を書いていきます。詳しい内容についても、ただ詳細を長文で書いていくことが良いわけではありません。

見出しをつけ、小見出しそして最後に詳細の説明文を入れることで読み手側がスムーズに読めることができるようになります。

3.議事録は客観的にまとめる

議事録を作成するときには、メモをどれだけ多く取るかが議事録の密度を高められるかどうかが決まります。このときに主観ばかりを入れてしまうとそもそもの視点が変わってきてしまうので注意が必要です。

会議に出席しているのみの場合、全体としての視点を持たずに主観から判断することが多いと思います。そのため会議の目的を理解せずに聞き流してしまうようなこともでてきます。しかし、議事録を作成するときに大切なのはいかに客観的に事実を把握し、まとめることができるかどうかです。

この議事録をまとめる能力が向上すると、普段の会議でも主観から入らずに客観的な視点で見ることができるようになります。

積極的におこなうことで自信に繋がる

議事録やアジェンダが苦手な方は多いですが、これらを積極的におこなうことで、今まで苦手だったことができるようになり、自信に繋がります。

苦手な方が多いアジェンダや議事録を作成することで自分のレベルが上がる

自分が苦手と思っていればいるほど、苦手意識が強くなりがちです。そこで、あえて自分からおこないます。すると、今まで自分が避けてきたことについて、自分が今回達成することができたことで今までの自分よりひとつレベルが上がることになります。

それだけでなく、今までは見えなかった課題もみえてくるので、より自分が成長できる材料を考えることができます。

自ら積極的におこなうことで自信に繋がる

なかなか自分から作成しようと気持ちを前向きに考えにくい、議事録とアジェンダですがそれをあえて自らおこなうことで達成感も高まり、仕事に自信がもてるようになります。

なかには、アジェンダや議事録がうまくいかないこともあるかもしれませんが、そこで嫌になるのではなく課題が見えたと前向きに取り組めるようにモチベーションを持って行くこともポイントです。

まとめ

ここまで、アジェンダや議事録についてお伝えしてきました。会議が得意な方は少なく、ましてアジェンダや議事録は尚更と思う方も多いと思います。

しかし、そこで積極的におこなうことで自信が持てるだけでなく、客観的に視点を考えられるようになるのでおすすめです。

ぜひ、今まで苦手に思っていた方は一歩を踏み出してはいかがでしょうか。