新卒・若手社員必見！議事録の目的や書き方のコツを紹介

新卒の方や若手の社員の方は、会議などで議事録係を任されることが多いと思います。

「経験が浅い社員に任されるということは、そこまで重要なものではないのでは」と思ったり、何をどこまで書いていいのかわからなかったり、そもそも議事録に何の意味があるのか理解できないと思うこともあるかもしれません。

結論から言うと、議事録はとても重要な役割を担っており、書き方によって会議後の活動に影良くも悪くも影響を与えるものになります。

この記事を読めば、議事録の重要性が理解でき、どのように書けばいいかも解説していますので、ぜひご覧ください。

議事録とは

まず、議事録の一般的な定義から説明します。

議事録は、「議事」を「記録」するという2単語に分解できます。

「記録」に関しては説明不要かと思いますが、「議事」とは、「会合して審議すること、またはその内容」のことを指します。

つまり議事録は、会議で協議して決定したことやその内容を記録することを指します。

議事録の目的と必要性

では、議事録はなぜ必要なのでしょうか。

議事録を作成する目的と必要性には主に以下のような要素があります。

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備忘録     

まず基本的な要素として、議事の備忘録という目的があります。

例えば上司や先輩に仕事を教えてもらったときには、メモを取ると思いますし、そのように教えられるはずです。

なぜメモをとるかというと、覚えられないからです。

議事録も同じで、多くの人が様々な発言をする会議の内容を1人1人が記憶するのは難しいので、備忘録として作成します。

また、参加者以外で会議の内容に関係のある方にも、議事録を残すことで協議内容を伝えることができるという要素もあります。

決定事項の明確化     

決定事項の明確化は議事録を作成する上で、最も重要な目的になります。

具体的に決定事項の記録に必要な項目としては、

• 何を決定したか
• 実行が必要であれば誰が行うか（責任者、担当者など）
• 実行が必要であれば、いつ（までに）おこなうか

これらが必要になります。

決定事項の経緯     

「なぜそれを決定したのか」ということを記録することも議事録作成の目的になります。

経緯を記録するにあたって、どういった議論があったかという内容の部分だけでなく、誰がその発言をしたのか、誰に（何に）対して発言をしたのかという部分も記載することで、より経緯がわかりやすくなります。

また、なぜ決定事項の経緯を記録するかというと、目的は2つあります。

1つ目の目的は、決定した目的を見失わないためです。

決定事項だけの記録であれば、「何のためにそれを決定したのか」がわからなくなる可能性があるので、常に目的を見失わないために、見失っても議事録で再確認することができるようにしておきます。

2つ目の目的は、参加者以外の関係者のためです。

「これを決めました」と参加者以外の関係者に伝えても、なぜそうなったのか理解できず不満が出てくる可能性があるので、参加していなくても経緯がわかるように議事録を取る必要があります。

会議前に準備しておくべきこと

会議が始まれば、重要事項の記録漏れをしないために議論に集中する必要があります。

なので、事前の準備が重要になります。

ここでは、どういった準備をしておけば会議中議論に集中できるかを取り上げていきます。

まず、事前に会議の内容を確認しておき、議事録内に記載しておくべき項目をお伝えします。

日時、場所     

基本情報として、この2点を事前に記載しておきます。

参加メンバーと役割     

参加メンバーも基本情報として必要で、それぞれの参加メンバーの役割が明確化している場合は、事前に確認してその情報も記載しておきます。

会議の議題、趣旨、目的     

何のためにこの会議をおこなうのか、この会議で何を得たいのかということも抑えておくべき項目です。

これは議事録の表題になる部分なので、そういう意味でも必要なのですが、あなたが議事録を作成する上でも、何を議事録に記録するべきかが明確になるので、そういった意味でも重要な項目になります。

わからない場合は事前にわかる方に確認しておきましょう。

議事録に必要な項目

次に、議事録には具体的に何を記録していくのかということを解説していきます。

これまでの解説と重複する部分はありますが、以下が議事録に必要な項目になります。

事前準備の項目     

【会議前に準備しておくべきこと】で挙げた項目を記載しておきます。

日時と場所、参加メンバーと役割、会議の議題や目的の3項目を記載します。

決定事項     

こちらも重複ますが、

「何を決定し、誰がそれを行い、いつ（までに）実行するか」

ということを網羅します。

決定の理由     

なぜそれを決定したのかを忘れずに、不参加者へもきちんと説明するために、どういった議論で、誰と誰の発言でその決定に至ったのかを記載します。

保留事項     

会議内で議論にはなったが、決定事項とはならなかったことも記録しておきます。

保留にした理由や、いつ改めて議論をするかなども記録しておけば、次回以降の会議もスムーズになるので、そういった情報も記録します。

次回の予定（日程と内容）     

会議が次回以降も続くものであれば、こちらも記録しておきます。

決定した事項の進捗確認や、保留事項の再協議など、すでに次回の議題として決まっている項目があれば、その情報も記録しておきます。

補足、参考情報     

会議の議題や目的に関係ない発言が出ても、それが重要なことだったり、不参加者に伝えておくべきことだったりすることもあるので、そういった情報を補足情報として記録しておきます。

議事録作成のポイント

最後に、議事録を作成する上でポイントとなることを解説します。

会議前、会議中、会議後というそれぞれの段階でのポイントを挙げていきます。

会議前     

【会議前に準備しておくべきこと】を確実に行っておく

重複しますが、会議中は議論以外のことは基本的にできないと思っておくべきです。

なので、事前に準備できることは確実にしておきましょう。

会議の議題、趣旨、目的を事前に頭に入れておく

議事録作成では、誰が何を発言したか、一字一句漏らさずに記録するのは不可能だと考えておいたほうがいいです。

仮にそれができたとしても、後から内容を整理するのが非常に難しくなるはずです。

なので、事前に会議の議題、趣旨、目的を頭に入れて理解しておくことが重要になります。

そうすることで、本当に記録するべき発言を抽出しやすくなり、必要のない記録がそぎ落とされ議事録としてまとめやすくなるからです。

また、いつでも議題を再確認できるように会議中も議題や目的が見えるようにしておきましょう。

会議中     

言葉尻などを気にしない

例えば、発言者の敬称、句読点の位置、「てにをは」などの助詞の使い方など、会議中の記録が完璧にできていなくても、修正などせず発言を聴くことに集中しましょう。

議事録は会議終了後、できるだけ早く共有することは重要なことではありますが、終了直後に共有を求められることはないはずです。新卒や若手社員の方であればなおさらです。

なので、細かい修正はあとからでもできるので、見返して理解できるレベルで記録するようにします。

協議内容にタイトルをつける

会議の議題や趣旨があるとしても、会議の時間帯によって話題は変化していきます。

その話題ごとに、思い付きでいいのでタイトルをつけてあげて発言を聴くと、話し合っている内容がまとめやすくなるので、ちょっとしたテクニックとしておすすめです。

会議後     

改めて議題、趣旨、目的に立ち返る

会議後、あなたが記録したものを見る前に、改めて何についてどのように記録をまとめるべきかを整理します。

時系列よりも項目でまとめる

おそらく会議中の記録は時系列で並んでいる場合がほとんどだと思います。

それを、【議事録に必要な項目】の部分で挙げたような項目ごとに、情報を整理していきます。

そうすることで、何が決定事項なのか、どういう理由で決まったのかなど、一目でわかるようになります。

要点だけにまとめる

情報は多いのが重要ではなく、正確に少なく記載することが重要です。

情報が多ければそれだけポイントがわかりづらくなるからです。

なので、いかに情報を削るかが重要なのですが、もしどこまで削っていいのかわからない場合は、要点以外は補足事項にまとめるようにしましょう。

まとめ

議事録の重要性や書き方のポイントについてお伝えしていきました。

会議で協議したこと、決定したことについてまとめてあり、振り返ることができるのが議事録の最も重要な役割であるということを、改めて認識していただければ、議事録をとる際の姿勢も内容も良いものになるはずです。

ぜひ議事録を作成する際には、この記事を見返しながら、少しずつでもよりよい議事録を作ることができるように活用していただきたければと思います。