無料のGoogleフォームで予約受付をする方法 | 予約システム・予約フォームの作り方を解説

学習塾や英会話教室、ヨガ教室などを運営している方、カウンセリングやコーチングをおこなっている方、オンラインセミナーなどを主催している方などは予約システムの導入を考えている人が多いのではないでしょうか？

Googleフォームを使うことで、アンケート形式で予約を受け付けることができます。

GoogleフォームはGoogleが提供するサービスの１つで、無料で使え、簡単にフォームを作成することができますので予約システムとして活用できます。

回答項目を自由に作成できるので、ビジネスオーナーのあなたが欲しい顧客情報を自由に選ぶことができるのも魅力の１つです。

今回はGoogleフォームで予約システムとしてフォームを作成する方法とGoogleフォームを使うメリットや注意点を紹介します。

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Googleフォームとは

GoogleフォームはGoogleが提供する無料のサービスです。

アンケートなど様々なフォームを作成し、ユーザーに回答してもらうことができます。

使い方次第では、来店や個人レッスンなど、あなた提供するサービスの予約の受け付けに活用することもできます。

では具体的にどんなことができるのでしょうか？

Googleフォームでできること

Googleフォームでは次のことができます。

• フォームの作成
• ユーザーにフォームの回答をしてもらう
• 回答結果を集約しデータ化する

回答を集めるだけでなく、集計してグラフなどのデータにすることができるのも魅力です。

アンケートで多数の情報を扱うときには便利な機能です。

Googleフォームの使用例を紹介します。

• 連絡先などの情報の集約
• イベントなどの出欠確認
• イベントなどのアンケート
• スケジュールの確認
• 申し込みや予約

回答項目を自由に選べるので、あなたが欲しい情報に合わせてフォームを作成することができます。アイデア次第で用途はどんどん広がります。

また、テンプレートもあるので、一から作るのが苦手な人でも問題ありません。

Googleフォームで予約管理するメリット

Googleフォームで予約管理するメリットがこちらです。

• 無料で使える
• 自由にカスタマイズできる
• 回答を自動集計してくれる

無料で使える

GoogleフォームはGoogleのアカウントを持っていれば、誰でも無料で使うことができます。

有料の予約システムが多い中で、Googleフォームを使えば、お金をかけることなく予約システムを導入することが可能です。

自由にカスタマイズできる

Googleフォームは回答項目を自由にカスタマイズすることができます。

名前や住所、電話番号だけでなく、チェック項目を使った回答も可能です。

例えば、食事会の出席のフォームにアレルギーのチェック項目を入れたり、カウンセリンの予約フォームに予約可能日時のチェック項目を入れることで、ユーザーは簡単に回答することができます。

フォームを作るのが苦手な人のために、テンプレートも用意されているので安心してください。

回答を自動集計してくれる

Googleスプレッドシート（Excelのようなもの）と連携して、回答を自動で集計することができます。

集計作業の手間が省けるだけでなく、グラフ化や分析も可能です。実際に変換する方法は後ほど紹介します。

Googleフォームで予約管理するときの注意点

Googleフォームは無料で使うことができる便利なツールですがが、予約を受け付けるときに注意しておくべきことがあります。

それは次の３点です。

• スケジュール管理は自分でする
• 自動でキャンセルできない
• 定員が埋まっている場合は別途連絡が必要

便利な使い方もあるので紹介します。

スケジュール管理は自分でする

予約を受け付けたあとのスケジュール管理は自分で行う必要があります。例えば、予約帳への入力や、カレンダーでのスケジュール管理などです。

Googleフォームはユーザーに回答してもらうためのツールなので、スケジュールの管理を前提としていません。

Googleフォームで予約を受け付けたらスケジュールを管理しましょう。

自動でキャンセルできない

キャンセルに対して自動で対応することができません。

重複しますが、Googleフォームは回答してもらうためのツールです。

よってキャンセルする場合は、ユーザーに連絡してもらう必要があります。

定員が埋まっている場合は別途連絡が必要

予約を受け付けたときに定員が埋まっていた場合は、別途連絡する必要があります。

ユーザーは予約状況を見ながら予約フォームを送るわけではありません。その場合、予約が重なることも十分に考えられます。

もし、予約が重なった場合は、直接連絡して変更してもらうか、断る必要があります。

プログラミングの知識があればカレンダーに自動入力できる

便利な機能として、プログラミングの知識があれば、Googleフォームで受け付けた内容をGoogleカレンダーに反映させたり、予約が埋まった時間枠に対して予約できないようにすることができます。

この記事では紹介しませんが、気になる人は調べてみてください。

続きを読む

Googleフォームについてはこちらの記事でも詳しく紹介していますので、ぜひご覧ください。

【2022年最新・完全版】Googleフォーム使い方の徹底完全ガイド