営業は日程調整がすべて！ビジネスを効率化するおすすめ日程調整ツールまとめ

企業活動などのビジネスにおいてさまざまな場面で発生するのが日程調整です。

このビジネスの日程調整にかかる負担を減らすことで業務負担を大幅に軽減できるといわれています。

これは企業の最前線である営業活動においても同様で、顧客との商談や打ち合わせの日程調整に多くの時間が割かれているからです。

ビジネスにおける日程調整の重要性

ビジネスに営業活動は商品やサービスを販売することはもちろん、1日に多くのアポイントをこなさなければなりません。この際に発生する重要な業務のひとつが日程調整です。

提案や打ち合わせにおける日程調整

商材の提案や新規契約に向けた打ち合わせなど、顧客とのビジネスの際には日程調整が必ず発生します。

しかしながら、商談は時間を確保したからといって、そこで完結するわけではありません。

商談においてはまず、決裁権を持つキーパーソンとの面談を取りつけることが重要で、さらに顧客により理解を深めてもらうため、面談の時間延長が可能かも考慮しておかなくてはなりません。

そして面談をおこなう場所は、オープンスペースなどではなく、落ち着いて話せる場所であることも大切です。

こうした条件を満たすことが求められるビジネスにおける日程調整は、単に日時を調整するだけにとどまらず、商談に臨む「人」と「場所」を同時に確保しなければならない重要な業務といえます。

アポイントのキャンセルに対する日程調整

ビジネスにおける営業活動では、顧客側の都合で日程変更を余儀なくされる可能性を常に考慮しなければなりません。

そして、キャンセルされたアポイントメントはできるだけ迅速に再調整が必要です。ところがこれに手間取っていると、顧客の購買意欲が冷めてしまうことにより、商談が不成立となる恐れもあります。

そこで日程変更が急に発生した場合、商談などのビジネスを立ち消えにしないためには日程の再調整も非常に重要です。

他部署との連携における日程調整

商談ではときに他部署のスタッフに同行を依頼した方が成約率が高まる場合があります。

たとえば営業担当だけでは説明しきれないようなテクニカルな話題が想定されるケースなどがそのひとつです。こうした場合、他部署の専門スタッフが同席していると商談はよりスムーズに進めることができます。しかしながら、顧客の日程調整のみならず、複数人の社内メンバーの日程調整することは単独の調整よりも困難です。

このため、各方面にわたる円滑な日程調整をおこなうことは営業手腕が試される重要な場面といえます。

ビジネスにおける日程調整の課題

ここまでのように営業活動のなかでも重要性が高いがゆえに難しいのも日程調整です。このため、日程調整には業務上のいくつかの課題がみられます。

日程調整に割く時間の増大

ビジネスの営業活動における生産性の低下は日程調整に割く時間が招いているといっても過言ではありません。

通常、商談にかかわる日程調整ではクライアントへの日程の打診にはじまりそれに対する返信の対応、さらに日程を再調整し、最終回答するといった段階を踏み、このそれぞれに一定の時間が必要です。

また同様の調整を複数人に対しておこなわなければならない場合、さらに時間を要し、営業本来の業務を圧迫します。

成約チャンスの逸失

日程調整は時間を要することで本来業務に割く時間を圧迫するだけでなく、調整に失敗すると商談不成立のリスクも高めます。

すると、クライアントが競合他社からも同様の提案内容を受けている場合などでは、アポイントがとれていないことによって成約のチャンスを逸することにもなりかねません。

ビジネスに役立つ日程調整ツールとは

日程調整の過程で業務効率が低下するのは、これまでその手段を電話やメールといった方法に頼っていたことが大きな要因のひとつです。

こうした方法では提案した日程でなかなか都合がつかないだけでなく、日時が間違いや、度重なる日程調整の繰り返しで顧客の気分を害するといったことが起こりかねません。

そこでこれらのストレスを排除し、スムーズにビジネスを進めることができるのが日程調整ツールです。

日程調整ツールなら、パソコンやスマートフォンなどのデバイスを活用し、複数人とのスケジュールの調整や連絡を自動化・簡略化することでビジネスにおける日程調整の負担を軽減することができます。

ビジネスにおける日程調整ツール活用のメリット

日程調整ツールを活用することで煩雑な日程調整業務から解放されるため、日々の営業活動のなかで次のようなメリットが期待できます。

業務の効率化

日程調整ツールはクライアントを含む複数人のスケジュール確認とその調整、さらに連絡や商談場所の設定を一元管理可能です。

これにより営業担当者の日程調整にかかわる負担を軽減し、生産性のある本来のコア業務に注力することができます。

ダブルブッキングの防止

日程調整はスケジュール変更を重ねることでダブルブッキングをはじめとした調整ミスのリスクが高まります。

その点、日程調整ツールを活用すれば急なスケジュール変更も即座に反映されることから、こうしたリスクを軽減することができます。

ビジネスに役立つ日程調整ツールの機能

日程調整ツールで提供される機能は製品によって異なります。

このため導入の際には事前に確認が必要ですが、多くの日程調整ツールで共通して営業活動に役立つ機能としては、主に以下のようなものがあります。

カレンダーツールとの同期

外部のカレンダーツールとの連携により、候補日時の抽出やスケジュールの自動登録などをおこないます。

メール通知・リマインド機能

日程調整のほか、確定日時の連絡メールをクライアントに自動送信するほか、返答を求めるリマインドメールも自動送信します。

マルチデバイスへの対応

通常日程調整ツールは、パソコンやスマートフォン、タブレットなど、複数のデバイスに対応し、シーンを選ばすにアクセス可能です。

ビジネスに活用できるおすすめの日程調整ツール

日程調整ツールはその機能から営業活動だけでなく、社内メンバー同士のスケジュールの調整など企業活動の中で幅広く利用され、またさまざまな製品が登場しています。

そこで、特にビジネスに適したツールとしては以下のような製品が挙げられます。

Jicoo

Jicoo（ジクー）はURLを送るだけでたった10秒で日程調整が完了する日程調整ツールです。

これまで時間のかかっていた顧客との日程調整はURLを送るだけで完了します。これにより、業務中に発生する日程調整の時間を削減できます。

eeasy

eeasyはビジネスシーンのさまざまなで発生する日程調整業務を自動化できるツールです。特に商談では移動時間も考慮した調整が可能なため、営業活動に置ける日程調整の負担を大きく軽減します。

また日程調整にかかる時間はわずか10秒程度で、顧客側は開いたURLの中から候補日を選択するだけで調整が完了します。

biskett

biskettは日程調整からカレンダー登録まで一連の調整業務を自動で行うことができる日程調整ツールです。機能やUIはシンプルで使いやすく、日程調整はURLを発行し、送信して、顧客が日程を選択するという、3ステップで完了します。

このため、日程調整のために顧客と複数回連絡を取りあう必要もありません。

TimeRex

TimeRexは日々発生する日程調整業務を自動化するサービスです。

Microsoft365あるいはGoogleカレンダーのアカウントさえあればすぐに利用を開始することができます。日程調整はリストアップから決定まで自動でおこなわれ、カレンダーにも自動登録されるので調整に手間がかかりません。

調整アポ

調整アポは、わずかな操作で複数人の日程調整を可能にする日程調整ツールです。操作はURLをコピペして送信し、顧客はこれを選択するだけなので日程調整にかかわる時間や労力を大幅に削減することができます。

このため、ダブルブッキングをはじめ、日程や時間の誤り、伝達漏れといった日程調整の際に起こりやすいミスやトラブルを未然に防ぐことができます。

ビジネスにおける日程調整を円滑化して業務の効率化を図ろう

営業活動において、利益に直結しない日程調整はできるだけ省力化することが重要です。そこで日程調整ツールを活用すれば日程調整業務を簡略化すれば、生産性の高い業務にリソースを割くことができます。

また特に営業活動における日程調整をはじめとした定型的な業務の効率化は、企業の収益アップに直結するため非常に重要な要素でもあります。