日程調整で重要なのは時間帯！意識するべきコツとポイント

ビジネスを進めるうえで、社内外の人とさまざまな連携をおこなう必要があります。連携をおこなうためには打ち合わせをするために日程を調整する必要があるでしょう。

日程調整をするうえで時間帯を決めることが大切です。当記事では時間帯を上手に決める方法を解説します。

日程調整における時間帯とは

日程調整をする際の時間帯とはどのような意味があるのでしょうか。

日程調整をする際は相手と自分の予定を合わせる必要があります。そのため、忙しくない時間帯に設定する必要があります。

多くの人が参加する会議などでは、より気を付ける必要があるでしょう。

日程調整をする際は、何日にするかも重要ですが、時間帯も非常に重要です。ゆっくりと話すために日程調整をしているにもかかわらず、忙しい時間帯に設定してしまうと、本来の目的を果たせずに終わってしまう可能性もあります。

日程調整をする際の時間帯によってビジネスの成否が変わってしまうこともあるのです。

時間帯を決める際に意識するべきポイント

日程調整で時間帯を決めるためにどのようなことを意識するべきなのでしょうか。具体的に解説していきます。

業界の常識

時間帯を決める際に相手方の業界の常識を意識するべきでしょう。例えば、お昼時に忙しくなる飲食店を運営している方にお昼時の約束を依頼することは非常識です。

業界によって忙しい時間帯は異なりますので、しっかりと日程調整の時間帯を決めましょう。

業界の常識的に忙しい時間帯が分からない場合は先方に聞いてみることも良いでしょう。常識的に忙しいとされる時間帯にアポイントを依頼するだけで先方の印象が悪くなる可能性もあります。仮にアポイントがとれたとしても、ゆっくりと話ができない可能性もあります。

面談相手の都合

面談相手の都合も当然考慮する必要があります。

例えば、面談相手が子育て中で夕方子どものお迎えがある場合などもあるでしょう。このようなケースで、夕方にアポイントを入れようとすると配慮が無い人だと思われてしまいます。

業界の常識だけでなく、面談相手個別の事情も配慮することで、良好な関係を築くことができます。

面談場所の都合

面談する場所によっても時間帯を決める必要があります。

貸会議室を借りるのであれば、当然貸会議室を抑えられる時間帯に設定する必要があります。

時間帯を決めてから場所を確保できないということになると、再度日程調整をすることになり、先方にも迷惑がかかってしまう可能性もあるでしょう。

カフェなどで面談をおこなう場合は、なるべく空いている時間帯に設定する必要があります。周囲に聞かれては困る面談の場合は個室を確保するなど配慮することが必要です。

自分の都合

時間帯を決める際は、当然自分の都合も考えて日程調整をする必要があります。

先方の都合や面談場所の都合ばかりを考えて日程調整をしてしまうと、自分が忙しい時間帯やタイトなスケジュールになってしまう可能性もあるでしょう。

特に自分の準備が必要な打ち合わせの場合はしっかりと時間を確保しなければ、本来の目的を果たせない可能性もあります。

自分の都合も考えて日程調整をするようにしましょう。

終了時間も決める

日程調整をする際は終了時間を決めることも大切です。

先方や場所、自分にとって自分のいい時間でも、終了時間が明確でなければ、意味がありません。

打ち合わせなどをする際は先方にも何を話し合いたいのか、どれくらい時間がかかるのかを伝えておくとよいでしょう。

上手に時間帯を決めるコツ

ビジネスを成功させるために上手に時間帯を決めるにはどのようにすればよいのでしょうか。誰でも簡単にできる時間帯を決める際のコツを紹介します。

ゆっくり話すことができる時間帯を聞き出す

重大な話し合いをしたい場合や、先方に決断してほしいときにはゆっくりと話ができる時間帯を聞き出すことが大切です。そのためには、先方の忙しい時間帯と忙しくない時間帯を聞いておく必要があります。

ただ、面談できるかのみを聞いてしまうと、「忙しいけども会える時間」に設定してしまう可能性があります。「忙しいけども会える時間」に会っても少ししか話ができず、重要な話し合いをすることができないかもしれません。

重要な話し合いをしたい場合は、その旨をしっかりと伝え、ゆっくりと話ができる時間帯を聞くようにしましょう。

決裁者と会える時間帯を聞き出す

ビジネスの世界では決裁者に直接アプローチすることが重要です。

決裁権が無い担当者にアプローチをすると、決裁者にしっかりと自分の伝えたいことが伝わっているかわかりません。

そのため、できるだけ、決裁者に直接アプローチをするべきでしょう。しかし、決裁者は忙しいことが多く、なかなか会う事が難しいものです。

日程調整をする際は決裁者の忙しい時間帯や、余裕がある時間帯を聞き出して、なるべく決裁者と直接面談するようにこころがけましょう。

すぐに会うことはできないかもしれませんが、何度か担当者と面談しているうちに、余裕があるタイミングがあえば、直接決裁者にアプローチする機会を得られる可能性があります。

自分の都合のいい時間帯に誘導する

ビジネスで効率よく仕事を進めるためには自分の都合のいい時間帯に誘導することも大切です。

例えば、近くに行く機会があれば、ついでにアポイントをとることで、移動時間を節約することができます。

他にも、自分の上司とあいさつ回りをしている日に日程調整することで、先方と上司を会わせることもできるでしょう。

自分の都合のいい時間帯にうまく誘導することで、効率的に仕事を進めることができます。

メールで時間帯を決めるときのコツ

メールで時間帯を決める際はどのような点に気を付ければ良いのでしょうか。メールで時間帯を決めるときのコツを紹介します。

選択肢をいくつか提示する

メールで日程調整をする際は、電話のように即返事が来るわけではありません。

そのため、選択肢を一つずつしか提示しないとメールのやり取りが増えてしまい、なかなか日程が決まらない可能性があります。

メールで日程調整をする場合は日程や時間帯を複数提示して、先方の都合がいい時間帯を聞くとよいでしょう。

常にOKな時間帯を聞き出す

メールで日程調整をする場合は常にOKな時間帯を聞き出しておくとよいでしょう。常にOKな時間帯を聞き出しておくことで、今回の日程調整がしやすいだけでなく、今後の日程調整もしやすくなります。

メールで、普段から忙しくない時間帯を聞いておくことで円滑に面談をすすめることができます。

常にNGな時間帯を聞き出す

常にOKな時間帯と同じくらい重要なことが常にNGな時間帯を聞いておくことです。

常にNGな時間帯を聞いておかないと何度も、その時間帯で面談できないか依頼することになりかねません。

絶対にNGな時間帯だけでなく、できれば避けたい時間帯も聞いておくとよいでしょう。できれば避けたい時間帯を聞いておくことで、ゆっくりと話ができる時間帯にアポイントをとることができます。

ゆっくりと話ができることでビジネスを進められる可能性も高くなります。

時間帯を決めることは大切

ビジネスの世界では時間帯を決めることはすごく大切です。同じ人と、同じことを話し合うとしても時間帯によっては結果が変わることもあります。

相手も人間ですので、忙しい時間帯に話し合っても、すぐに決断することができない場合もあるでしょう。相手の都合も考えて日程調整をする姿勢を見せることで、信頼関係の構築にもつながります。