日程調整を効率化するカレンダーとは？3つのコツを徹底解説

「日程調整をおこなっているが調整ミスをよくしてしまう」
「カレンダーを使ってもっと効率的な日程調整をおこないたい」

上記のような悩みを抱えている方は少なくないのではないでしょうか。

社内外でのアポや会議などが多い方にとって、その調整のために日々連絡する必要があるので、負担の大きい業務ですよね。

日程調整がしっかりおこないつつ、業務の負担とミスを減らしたいところです。

そこで本記事では、日程調整をより効率的におこないたい人向けにそのコツとおすすめカレンダーアプリについて説明していきます。

カレンダーでの日程調整が大事な理由

本章では、カレンダーでの日程調整が大事な理由について説明していきます。

普段から仕事が予定通りいかないという人は日程調整についてあらためて考えてみましょう。

業務効率化の重要な要素である

日程調整ができるかできないかは業務効率化するうえで大事な要素です。

仕事上のプロジェクトメンバーや社内外の会議が多いと、日程調整だけで日々の業務量が多大なものとなってしまいますので見直しが必要となります。

日程調整をするうえでのミスを防ぐ

カレンダーを使わないと予定を忘れたり、予定の調整も困難となったりします。

また、仕事仲間とも予定を共有しやすく、二重チェックが可能です。

ミスを防ぐうえでもカレンダーを有効活用しましょう。

カレンダーでの日程調整の失敗例

本章では、カレンダーでの日程調整の失敗例を紹介していきます。

日程調整が苦手な人はあてはまるケースがないかチェックしてみましょう。

日程調整の負担が大きい

調整先の相手と何回もやり取りをして日程を決めていると、調整の負担が知らず知らずのうちに増えていることがあります。

効率的でない調整を繰り返していると他の業務を圧迫しますし、残業時間も増えてしまいます。

ダブルブッキングをしてしまう

日程を調整する量が多すぎたり、連絡やメモのミスをしてしまったりすると、ダブルブッキングが発生してしまうことがあります。

カレンダーへの予定の書きこみを忘れていた場合、予定が空いているものと勘違いして、ダブルブッキングしてしまうこともあるかもしれません。

他社との予定をダブルブッキングしてしまったら会社の信用に関わる問題となってしまいます。

連絡ミスをしてしまう

日程調整する場合には口頭やメールにて連絡を取り合ってブッキングをおこないますが、いずれも人為的な作業であるため、連絡ミスが発生する可能性があります。

例えば、口頭なら聞き間違いや聞き漏れなどがありますし、メールなら日程の誤記載やチェック漏れなどがありえます。

アナログな方法で日程調整をする以上どうしても日程調整ミスは生じてしまうものです。

予定を忘れてしまう

カレンダーや手帳などに予定を書きこんでいても、それらを確認することを怠ると予定を忘れてしまいます。

予定の確認が習慣となっていたとしても、忙しかったり、カレンダーや手帳が手元になかったりすると、予定の確認をし損なってしまうものです。

カレンダーで日程調整をする際の3つのコツ

本章では、カレンダーで日程調整をするコツを紹介していきます。

どれもすぐ実践しやすいのでぜひ参考としてください。

1.少ないやり取りで日程調整連絡をする

日程調整をする際、相手との連絡が何往復も要すると調整作業の負担が増してしまいます。

例えば、あらかじめお互いの予定を共有しておき、相手の予定をチェックしたうえで候補日を複数伝えれば、相手としても候補日を選びやすくなります。

なるべく少ないやり取りで日程調整をできるように工夫しましょう。

2.日程調整状況を周知する

日程調整状況を周知することにより、相手に予定の空きを確認する手間が省けますし、連絡ミスを防ぐことができます。

特に仕事仲間が多い職場環境の場合や、多人数との日程調整が多い場合には有効です。

日程調整状況はなるべく周知・共有して、日程調整連絡を効率的におこないましょう。

3.カレンダーアプリを利用する

ここまで紹介してきた日程調整のコツを実践するために社内ルールを作ったとしても、それによる業務の負担が増してしまって、他の業務に悪影響が出たら元も子もありません。

また、人為的なミスはどうしても生じてしまうものです。

しかし、カレンダーアプリなら日程調整を容易に仕組み化することができ、より効率的で、かつミスの少ない調整が可能となります。

カレンダーアプリで日程調整する4つのメリット

本章では、カレンダーアプリで日程調整するメリットを説明していきます。

カレンダーアプリを利用することで人為的なミスは減り、業務効率化が進みますので、ぜひ利用を検討してみてください。

1.パソコンやスマホで日程調整できる

カレンダーアプリを利用すればパソコンやスマホで日程調整や日程の確認が可能です。

紙媒体でのカレンダーや手帳だと現物がないと予定の記入や確認ができませんし、ミスや漏れが生じやすいです。

カレンダーアプリならスマホ1台あれば効率的に日程管理ができます。

2.日程調整を自動化できる

カレンダーアプリによっては、予定を複数人にて連携することで、日程調整する際の候補日を自動的に提案してくれるアプリもあります。

こうした自動化機能によって、日程調整にかかる連絡の手間やミスを減らすことが可能です。

日程調整が業務上負担となっている人にとっては大きなメリットと言えます。

3.日程調整を社内で共有できる

カレンダーアプリを社内で導入すれば仕事仲間の予定を共有することができます。

誰かが予定を入れれば瞬時にアプリに反映され、アプリを利用している全員がすぐに予定を確認可能です。

予定の確認するために連絡を取り合う必要がなくなりますし、日程調整時に候補日の提案もしやすくなるはずです。

4.日程調整ミスを減らせる

カレンダーアプリは日程調整の自動化や共有機能などがあり、ヒューマンエラーを未然に防ぎやすい仕組みを有してます。

その他にも予定を一定時間前に通知したり、予定の色分けで視覚的にチェックしやすかったりします。

日程調整ミスを減らしたいと考えている人はカレンダーアプリをぜひ検討してみましょう。

日程調整可能なおすすめの無料カレンダーアプリ6選

本章では、日程調整可能なおすすめの無料カレンダーアプリを紹介していきます。

いずれも日程調整を効率化できるアプリとなっていますので、ぜひチェックしてみてください。

Jicoo（ジクー）

Jicooは電話やメールでの予定調整を効率化できる日程調整を自動化する無料アプリです。

Google カレンダー、Office365予定表とカレンダー連携することにより候補日時の自動抽出が可能です。日程調整ページで確定した予定は自動登録してくれます。

Slack連携、ロゴの変更、メッセージのカスタマイズ、Google Analytics連携などスムーズなUXを実現する豊富な機能が魅力となっています。

アイテマス

アイテマスはGoogleカレンダーと連携可能な日程調整アプリで、登録不要で利用できます。

Web版だけでなく、iOS版やAndroid版があり、様々な環境での利用が可能です。

Googleカレンダー上の空き日程は相手と共有されて日程調整もしやすく、調整した日程はURLはメッセージやLINEで簡単に送れます。

加えて、日本以外のタイムゾーンを使って日程調整が可能であり、海外の企業とのやり取りが多い人にはおすすめのアプリです。

TimeRex (タイムレックス)

TimeRex はGoogleカレンダー・Outlookとリアルタイムで連携可能な無料アプリです。

「チーム機能」を利用することにより、仕事仲間のスケジュールを一目で確認することができるだけでなく、予定を入れる際も日程を自動でリストアップしてます。

Zoomと連携してミーティングのためのURLを自動生成することも可能ですので、Zoomによる会議が多い職場にもおすすめです。

biskett（ビスケット）

biskettはGoogleカレンダーと連携して日程を簡単に調整できる無料アプリです。

Googleカレンダー以外では、Slackとも連携可能で、日程の確定やリマインドの通知を受け取ることができます。

日程調整の方法としては、相手にURLを送り、相手が送られてきた候補日のうちから選択すると、自動的にカレンダー上に予定が登録されるというシンプルな手順となっているので、操作しやすいです。

スケコン

スケコンは「AIコンシェルジュ」という日程調整を自動化してくれるAI機能を有する無料アプリです。

このAI機能により、自動的に空き時間の確認や、仕事仲間との日程調整が可能です。

予定の共有をしたうえ、予定がすでに埋まっている日時は避けた上で予定の調整をしてくれます。

Googleカレンダーと連携可能ですし、作成したイベントをメールやLINEでも送れるなど既存のツールと合わせて利用しやすくなってます。

eeasy（イージー）

eeasyは日程調整を自動化して、年100～200時間のムダを削減することを目的としたアプリです。

URLを送り、自動抽出された候補日を選ぶだけで日程調整が可能となっており、作業時間は最短10秒ですみます。

加えて、外出する際の移動時間も計算に入れたうえで日程を調整してくれますので、外での打ち合わせや会議が多い人にもおすすめのアプリです。

【まとめ】カレンダーアプリを利用して日程調整を効率化しよう

日程調整はメールや電話だけでおこなっていると業務負担が大きく、人為的なミスも発生しやすいです。

本来の仕事のクオリティを上げ、残業時間を減らすためにも日程調整の方法の見直しは大事です。

カレンダーアプリは日程調整を自動化、効率化してくれますので、日程調整に苦労されている方はぜひ導入を検討してみましょう。