忙しいひとこそレスポンスが早い! 業務効率化につながる情報収集・時短その秘密とは？

忙しい人ほどレスが早い

多忙に見えるのに、「レスポンスが早い」「新しい情報をキャッチアップしている」という人があなたの職場にもいるのではないでしょうか。

仕事に対する意識の違いや、相手に対する気配りなど、日々の心がけに差があるのも事実です。

ただそれだけでは、高度情報化社会である現代においては情報の氾濫に対応できません。

スマートフォンなどで飛び込んでくる情報の量は多く、その質は様々です。

だからこそ本当に価値のある情報をピックアップするためには、効率よく情報を入手できるサービスなどを利用する必要があります。

情報収集における時短とは

インターネット以前はテレビ・新聞・本など限られたソースから必要な情報を入手していました。

また、その情報は人々の中で共通認識となっているケースが多く、情報の取捨選択・共感などが大きな枠組みの中で処理をされていました。

しかし、現在においては情報のソースは様々であり、また、その質も玉石混合となっているため選択肢が多く情報処理の難易度が高くなっています。

ただ、同時に便利なサービスもでてきており、ニュースの要約を行っているサービスや、ニュースのキュレーションサービス、本の要約サービスなど、時短につながるものが増えてきています。

選択肢が多い現代においては、できるだけ情報や物の選択にかける時間を短縮したいというニーズが増加しているからです。

効率の良い情報収集とは

効率よく情報を入手できるサービスを利用したとしても、本当に必要な情報だけを得られるかというと、そこまで至ってないのが現状です。

今後、大きく2つの軸に沿って進化していく可能性があります。

パーソラナイズ技術の進歩による情報

パーソラナイズされたデータに基づきニュースを解析し、その時に必要なニュースや、今後必要となるニュースを届けてくれるサービスの提供。

そのためには解析する技術と、選定するロジックが大きく進歩する必要があります。

また、パーソナライズにより偏った情報に陥る可能性があるため、自分自身である程度のコントロールをしていくことが前提となりそうです。

SNSなど人とのつながりによる情報

SNSなどを駆使して、興味や関心の近い人、新たな価値観を共有してくれる人など、人伝いに必要な情報を入手する。

SNSのタイムラインなどに自然と情報が流れてくるので、普段の行動ではたどり着けないような新たな情報を入手できる可能性があります。

ただし、これも似通ったコミュニティだけだと情報の偏りが生まれるため、ある程度のコントロールが必要となります。

できれば時間の浪費を避けたい

いくら入念に調べて行動したとしても、選択を失敗することがあります。

また、それは時間をロスしていることを意味しているため、できれば避けたいところです。

商品や物であれば交換することが可能ですが、可処分時間を取り戻すことはできません。

せっかくワークライフバランスを見直したとしても、自分の時間の量や質が伴わなければ有効に使えているとはいえません。

企業側としても可処分時間の取り合いになっているため、より有意義に時間がつかえるようになるサービスをより一層提供してくれることでしょう。

金額や物質的な価値だけに注視するのではなく、時間自体の価値を見直し、貴重な時間を何に使うかと考えていくことが時短につながっていきます。

情報の共有やコミュニケーションも進化

メールの登場により格段にビジネスシーンは変わりました。

メールのメリットしては、「相手の時間を拘束しない」「同時に多数に送信できる」「履歴か追える」など多くの効率化を実現できたことです。

反面、メールの数が増えすぎてしまい、「返信が追いつかない」「メールが埋もれてしまう」など非効率な部分も目立ってきました。

一方、最近利用する機会が多いメッセンジャーアプリでのチャットはコミュニーケーションを気軽にとることができます。

メールで必要とされるマナーや、作業がメッセンジャーアプリでは全く不要となるからです。

日進月歩の技術進化により新しく出てくるツールなどを積極的に取り入れることは、時間の価値を向上させ、質の高いコミュニケーションをとることにつながります。

こちらの記事で日程調整を効率化できるツールを紹介していますので、ぜひご覧ください。

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